تعریف پورتال

تعریف اولیه پورتال بسیار ساده است : “مکانی (Hub) که ساده ترین کاربران اینترنت با رجوع به آن بتوانند به راحتی از سرویس های متداول در اینترنت استفاده کنند و یا اطلاعات مورد نیاز خود در را بدست آورند “. هریک از این کلمات دقیقا نشان دهنده ویژگی خاصی از پورتال هستند :

مکان : در اکثر موارد پورتال به عنوان یک وب سایت با ویژگی های خاص شناخته می شود. این وب سایت می تواند یک واسط (Interface) بین کاربران و تعدادی وب سایت زیر مجموعه پورتال باشد و یا اینکه به عنوان وب سایتی واسط، بین کاربران و اینترنت قرار گیرد. اما تعاریفی نیز وجود دارند که مستقیما از لغت وب سایت استفاده نکرده در این مورد سکوت می کنند : “پورتال دروازه ای است به سایتهای دیگر ” و یا “پورتال نقطه ورود کاربران به اینترنت است ” .

ساده ترین کاربران : کاربرانی که به پورتال مراجعه می کنند ، لزوما کاربران حرفه ای اینترنت نیستند. پورتال این توانایی را به کاربران می دهد که حتی کم تجربه ترین آنها بتواند از اطلاعات و سرویسهای ارائه شده استفاده کند . بر حسب نوع پورتال ، کاربران آن نیز متفاوتند و شامل کاربران معمولی ، مشتریان ، تولیدکنندگان ، کارمندان سازمان و… باشند .

سرویس های متداول در اینترنت : هر وب سایتی بر حسب نوع فعالیت کاری خود ارائه دهنده سرویس خاصی است . اما یک پورتال باید توانایی ارائه سرویس های عمومی باشد نظیر سرویس پست الکترونیک رایگان ، انجمن ،تالار گفتگو ، اخبار ، نقشه های مرتبط با موضوع پورتال ، جستجو در سایتهای زیر مجموعه و اینترنت ، شخصی سازی توسط کاربر و شخصی سازی توسط پورتال(Tailoring) باشد . در پورتالهای تجاری خدمات خرید و فروش آنلاین ، ارائه کاتالوگ و سیستمهای پرداخت لحاظ می گردند .

اطلاعات مورد نیاز : یکی از ویژگی های پورتال دریافت اطلاعات از سایتهای دیگر(Content aggregation) است . پورتال تنها دریافت کننده اطلاعات است و آنها را به اشتراک می گذارد . به عبارت بهتر پورتال اطلاعاتی که در سایتها و پایگاههای مختلف وجود دارد را سازماندهی کرده و نمایش می دهد. در نظر داشته باشید که این اطلاعات باید استاندارد شده باشند .

بنابراین :

پورتال ، تولید و مدیریت اطلاعات را انجام نمیدهد .

پورتال ، اطلاعات را استاندارد نمیکند .

پورتال ، وب سایتی برای انجام همه ی کارها نیست .

به عبارت دیگر پورتال چهارچوبی است که اطلاعات و سرویسهای منابع مختلف را کنار یکدیگر قرار داده و تحت یک طرح امنیتی ارائه می دهد . با استفاده از پورتال می توان به یکپارچه سازی سیستمهای مجزا کمک کرده و کاربران را برای استفاده از خدمات موجود یاری داد.

ویژگی های پورتال

بر طبق نکاتی که در تعریف پورتال داده شد ویژگی های پورتال عبارتند از :

1- ارائه شخصی سازی اطلاعات و کاربری های پورتال بر حسب نیاز کاربر توسط شخص یا خود پورتال . (PersonalizationوTailoring)

2- ارائه سیستمهای جستجو و دایرکتوری به گونه ای که کاربر در کمترین زمان ممکن به اطلاعات دست یابد . (Search and Directory)

3- ارائه امکان شخصی سازی برای تغییر ظاهر و ساختار پورتال به ازای هر کاربر (End user customization)

4- ارائه ساز و کار مدیریت اطلاعات به افراد مسوول پورتال .(Content & Data Management)

5- ارائه مکانیزمهایی به مدیران پورتال برای پاسخگویی به نیازهای افراد مختلف در سازمان.

6- پشتیبانی برقراری ارتباط با منابع خارج از پورتال نظیر web service و سایتهای دیگر ، برای دریافت اطلاعات و سرویسهای مورد نیاز .

7- عدم وابستگی به پهنه ای (Platform) خاص به گونه ای که برای تمامی افراد با سیستم عاملهای مختلف و مرورگرهای مختلف قابل دسترس باشد(Cross-platform functionality) . این مورد شامل پشتیبانی توسط سیستمهای PDA و موبایل نیز می گردد .

8- Single sign-on : مکانیزمی که به وسیله آن کاربر تنها با یک بار ورود به سیستم به تمام سرویس ها و اطلاعات محدوده خود دسترسی داشته باشد .

9- راهکارهای امنیتی به منظور تعیین سطوح دسترسی کاربران و نقش هر کاربر در سیستم. این سطح دسترسی شامل بازدیدکنندگان و مسوولین پورتال می شود.(Security)

10- ساختار مشخصی برای ارائه اطلاعات به کاربر(Taxonomy)

11- ساختار پیمایش ساده به گونه ای که کاربر با کمترین کلیک به مکان ، سرویس و یا اطلاعات مورد نظرش دست یابد .( Browse / Navigate Documents)

12- ایجاد امکان ارتباط کاربران با مسوولین پورتال و دیگر کاربران پورتال به صورت همزمان (“Chat”)یا غیر همزمان (“Forum”) . (Collaboration)

13- ارائه سرویس های متداول در اینترنت

14- ارائه مکانیزمی که از طریق آن کاربران بتوانند در بخش های مختلف پورتال عضو شده و در صورت تغییر اطلاعات آن بخش و یا افزودن اطلاعات جدید ، Email دریافت کنند .( Subscribe / What’s new)

15- ارسال پیام به ازای رویدادهایی که برای کاربر مهم هستند . این سیستم با استفاده از email و یا خود پورتال پیامی برای مشتری ارسال کرده و به او می گوید که رویداد درخواست شده اتفاق افتاده است . به عنوان مثال کاربران می توانند در بخش تنظمیات خود ، برای دریافت پیامهای شخصی ، دریافت یک وظیفه ، دریافت یک خبر با عنوانی خاص “دریافت پیام ” را درخواست کنند.(Alert)

16 – مدیریت گردش کار – تمامی فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند . این فرآیند به بخشهای مختلف تقسیم شده و با زمان بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می شوند. حداقل امکانی که به بهتر شدن کیفیت فرآیند کمک می کند ، پیاده سازی آن بر روی کاغذ می باشد. اما آیا این امکان کافی است ؟ آیا بدین وسیله می توان علاوه بر روند کار ، نحوه انجام کار و زمان بندی آن را کنترل کرد ؟ یکی از امکانات پورتال ارائه مدیریت گردش کار است. (Workflow Management)

بر این اساس می توان فرآیندی در سیستم تعریف کرد و با استفاده از امکانات ” زمان بندی ” و “فازبندی ” ، فرآیند را به وظایف کوچک تر تقسیم کرد ؛ به گونه ای که هر وظیفه نه تنها نشان دهنده فرد انجام دهنده ، بلکه نمایش دهنده زمان بندی انجام فرآیند نیز باشد. حال اگر بخش مدیریت گردش کار کنار سیستم Alert و یا ارسال پیام از تقویم شخصی قرار گیرد ، می تواند کمک موثری در نظارت و پیش برد آن فرآیند نماید. در انتها توصیف گرافیکی فرآیند برای ایجاد کننده فرآیند و کسانی که در انجام فرآیند سهیم هستند، این حسن را دارد که بتوانند درک بهتری از آن داشته باشند و حتی پروسه را اصلاح کنند تا در زمان بندی ها صرفه جویی شود .

علاوه بر این ، در صورتی که فرآیند انتخابی در طول زمان انجام خود احتیاج به بهره گیری از بخشهای مختلف پورتال داشته باشد ، می تواند محک خوبی برای شناخت ارتباطات لازم ما بین بخشهای های پورتال باشد.

انواع پورتال

پورتال را می توان بر حسب محتوا و مخاطب طبقه بندی کرد :

محتوا : “چه سیستم و اطلاعاتی توسط پورتال ارائه می شوند ؟”

پورتالهای اطلاعاتی ( Information Portal )، پورتالهایی هستند که بیشتر اطلاعات استاتیک موجود در منابع مختلف را گردآوری کرده و نمایش می دهند.

پورتالهای کاربردی ( Application Portal ) ، پورتالهایی هستند که بیشتر ارائه دهنده سرویس هستند .

مخاطب : ” مخاطب پورتال چه کسی است ؟ ”

پورتال افقی ( Horizontal Portal – Hortal ) ارائه دهنده اطلاعات و سرویسهای مختلفی است ، و افراد مختلف را پاسخگو می باشد به عنوان مثال پورتالی که در آن خرید و فروش کالاهای مختلفی صورت می گیرد .

پورتال عمودی ( Vertical Portal- Vortal ) بر روی عناوین خاص و یا سرویسهای خاص تمرکز دارد و پاسخگوی گروه خاصی می باشد . به عنوان مثال پورتالی که به خرید و فروش محصولات یک صنعت خاص و اخبار همان صنعت اختصاص می یابد .

علاوه بر طبقه بندی محتوایی پورتال ، طبقه بندی دیگری وجود دارد که پورتال را به دوبخش پورتالهای تجاری (Commercial Portal) و پورتالهای سازمانی (Enterprise Portal) طبقه بندی می کند.

پورتالهای سازمانی ( B2E )

1- EIP یا Enterprise Information Portals

این پورتال که برای استفاده کارمندان و به منظور بهبود روند دسترسی افراد به اطلاعات ، به اشتراک گذاشتن اطلاعات مختلف و کار بر روی اطلاعات طراحی می گردد . با استفاده از EIP می توان پروسه ها و کنترل روند اجرای فرآیندهای سازمان، مخزن اطلاعات (Data Warehouse) ، برنامه های کاربردی در سطح سازمان را یکپارچه کرد .

EIP امکان دسترسی کارمندان به انواع دیگر پورتال نظیر e-business Portal و پورتالهای شخصی را فراهم می آورد . به صورت خلاصه می توان گفت که EIP ، برنامه ای است که شرکتها را قادر می سازد تا به کاربران اجازه دهند تا به اطلاعات درون سازمانی آنها دسترسی داشته باشند ، آنها را شخصی کنند و در انتها بر حسب اطلاعات موجود تصمیم درستی بگیرند.

انوع این نوع پورتال عبارتند از :

1-1 Business intelligence portals

Business intelligence شامل برنامه هایی است که برای جمع آوری ، ذخیره سازی ، تحلیل و دسترسی به اطلاعات بکار می روند وبه کاربران این اطلاعات اجازه می دهد که بر حسب این اطلاعات بهترین تصمیم گیری انجام دهند . همچنین این نوع پورتال، از انواع پورتالهای سازمانی است که به کاربران امکان می دهد تا به پورتال دسترسی داشته و گزارش هایی را وارد بانک اطلاعاتی سازمان نمایند .این اطلاعات -که کاملا به روز هستند – در تصمیم گیری های استفاده کنندگان تاثیر زیادی دارند .IBM و Oracle از ارائه دهندگان این نوع پورتال هستند.

1-2 Business area (Intranet) portals

پورتالهایی که تنها عملکردهای خاص درون سازمانی را شامل می شوند . Authoria وPeopleSoft در زمینه مدیریت منابع انسانی ، SAP Portal و Oracle در زمینه ERP ، Siebel در زمینه بازاریابی و فروش از ارائه دهندگان این نوع پورتال هستند. این نوع پورتال به کارمندان کمک می کند که به اطلاعات ذخیره شده در سازمان ذخیره شده اند دسترسی داشته باشند و از آن برای هدف تعیین شده استفاده کنند.

1-3 Role portals

این نوع پورتال سه نوع مدل تجاری (Business Model) را پشتیبانی می کند. بدین صورت که برای هریک از انواع B2E ، B2C و B2B خدماتی ارائه می دهد .

این پورتال در محدوده B2E ، به کارمندان اجازه می دهد تا به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی داشته باشند. خروجی این نوع پورتال قابل شخصی سازی است.. در محدوده B2C به شرکت اجازه می دهد که با مشتریانش ارتباط برقرار کند. در این محدوده خدماتی نظیر سفارش دهی ، صدور صورتحساب ، پشتیبانی و پیگیری انجام فرایند به صورت الکترونیکی را فراهم می کند. در محدوده B2B این نوع پورتال به شرکت اجازه می دهد که نحوه انتقال اطلاعات ، فعالیتهای تجاری و فرایندهای بین خود و تولید کنندگان، شرکت های همکار و توزیع کنندگان خود را کنترل نماید .

2- e-Business (Extranet) Portals

این نوع پورتال دارای سه زیر مجموعه است :

2-1 Extended enterprise portals

این نوع پورتال در محدوده B2B به شرکتهای همکار و تولید کننده اجازه می دهندکه به Exteranet شرکت دیگر دسترسی داشته باشند . در این حالت خدماتی نظیر سفارش کالا ، مطرح کردن درخواست مناقصه مورد استفاده قرار می گیرد . در محدوده B2C این نوع پورتال به مشتریان اجازه می دهد که به Extranet شرکت دسترسی داشته باشند و خدماتی نظیر سفارش کالا ، صدور صورتحساب و خدمات مشتری دریافت نمایند.

2-2 e-Marketplace portals

این نوع پورتال به کاربران اجازه می دهند که کالاهای خود را برای خرید و یا فروش بر روی پورتال قرار دهند. این نوع پورتال ارتباط بین خریدار و فروشنده را برقرار کرده و با ارائه اخبار و اطلاعات مرتبط با موضوعی که در آن زمینه فعالیت می کند به کاربران سایت کمک می کند تا تصمیم گیری درستی داشته باشند.

2-3 ASP portals

این نوع پورتال ، در محدوده B2B بوده و به کاربران خود اجازه می دهد تا خدمات و کالاهای موجود را اجاره نمایند . نمونه های این نوع پورتال عبارتند از :

Portera’s ServicePort

Salesforce.com

SAP’s MySAP.com

Oracle’s oraclesmallbusiness.com

3 – Personal (WAP) portals

3-1 Pervasive portals or mobility portals

این نوع پورتال که در تلفنهای همراه ، PDA ، ومحصولاتی از این قبیل وجود دارد ، به عنوان یک سرویس مهم برای کارمندان و مشتریان مطرح می شود . زیرا که این دو گروه با استفاده از این نوع پورتال می توانند اطلاعات لازم جهت خدمات دهی ، کالا ، قیمت ، تخفیف ، وضعیت پرداختها و وضعیت حمل و نقل کالا را کنترل نمایند..

4- Public or Mega (Internet) portals

سازمانهایی که در این گروه قرار می گیرند ، بر روی جذب تعداد زیاد مخاطب آنلاین کار می کنند. این نوع پورتال شامل دو زیر گروه می گردد :

4-1 پورتالهای تجاری (پورتالهای شخصی)

پورتالهایی که اطلاعات را به صورت عمومی در اختیار افراد قرار می دهند . این پورتالها اغلب دارای سرویس های رایگان بوده و هزینه های خود را از طریق تبلیغات بدست می آورند . مخاطب این پورتال عام مردم هستند که برای ارتباط با دیگران و همچنین بهرمندی از اطلاعات اینترنت از پورتال استفاده می کنند . نکته جالب در مورد این نوع پورتال این است که اغلب موتور های جستجوی قدیمی با افزودن سرویسهایی در گروه پورتالهای تجاری قرار می گیرند .

اطلاعاتی که اغلب در این نوع پورتال ارائه می شود شامل قیمت سهام ، گزارش هواشناسی ، اخبار ، فهرست برنامه های تلویزیونی می باشد.برنامه هایی که در اختیار کاربران این سیستمها قرار می گیرد شامل تقویم ، بازی های آنلاین ، دایرکتوری های آدرس و تلفن افراد و برنامه ریز الکترونیک برای یادداشت کارهای روزانه و تنظیم ملاقات می باشد . .

عناوینی که در اینگونه پورتال ارائه می شوند ، اغلب شامل مطالبی است که عام مردم به آن علاقه مندند: نظیر ورزش ، سرگرمی ، داد و ستد، علوم و آموزش .

امکانات شخصی سازی در این گونه پورتال شامل ، اطلاعات و ظاهر سایت می باشد . نکته ای که در مورد این نوع پورتال مهم است این است که تمامی افراد به اطلاعات ذکر شده دسترسی دارند، حتی اگر به سیستم وارد نشده باشند. پورتالهایی نظیر Yahoo ، MSN و AOL در این گروه قرار می گیرند. تعداد این نوع پورتال در حال کاهش است .

4-2 Industrial portals, vertical portals or vortals

تعداد این نوع پورتال به سرعت در حال افزایش است . این نوع پورتال بر روی مخاطبین با علایق خاص نظیر کامپیوتر، خرده فروشی ، خدمات بانکی و بیمه تمرکز دارد.مثال این نوع پورتال ivillage.com برای خانواده ها می باشد.